Mahlbergstraße 26, 76189 Karlsruhe

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Unsere Leistungen

Die langjährige Erfahrung in der Empfangstätigkeit für eine überregionale Praxisgemeinschaft erlaubt uns, Ihnen viel mehr als einen einfachen Telefonservice anzubieten. Wir erledigen alle Aufgaben für Sie, die telefonisch, per E-Mail oder Fax erbracht werden können. Als Sekretariat und Telefonzentrale in einem beraten wir Ihre Patienten bzw. Patientinnen kompetent und umfassend in Ihrem Namen. Für Ihre Praxis und Ihre Patienten werden immer dieselben beiden Mitarbeiterinnen zuständig sein. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Leistungen für Privatpraxen und Praxen mit Kassensitz. Sie können aus verschiedenen Leistungsangeboten wählen. Auf diese Weise sind wir in der Lage, Ihre Praxis nach Ihren Vorstellungen zu repräsentieren. In einem Vorgespräch erläutern wir neben den genauen Aufgaben auch die Telefonsprechzeiten, den Einsatz eines Anrufbeantworters sowie alle Angelegenheiten der Terminlegung.

Wir arbeiten mit einem Terminkalender von Terminland, der speziell für den Einsatz in psychotherapeutischen Praxen angepasst wurde und von uns nach Ihren individuellen Bedürfnissen eingerichtet wird.

Anrufannahme und Rückrufservice

Für Ihre Patienten sind wir unter Ihrer Praxistelefonnummer erreichbar und nehmen die Anrufe während der Telefonpräsenzzeiten persönlich entgegen. Außerhalb der Sprechzeiten steht auf Wunsch ein Anrufbeantworter zur Verfügung, der bei PRAXTEL eingerichtet wird. Sie haben selbstverständlich die Möglichkeit, uns Ihre persönliche Ansage zur Verfügung zu stellen oder Sie lassen Ihren Anrufbeantworter von uns besprechen.


Außerhalb der von Ihnen gebuchten Sprechzeiten informiert uns die eingesetzte Telefonsoftware automatisch, sobald eine Sprachnachricht für Ihre Praxis hinterlassen wurde. So können wir Rückrufe zeitnah für Sie erledigen.

Terminbestätigung

Nach einer Terminvereinbarung senden wir jedem Patienten eine Terminbestätigung zu. Selbstverständlich erhalten Sie grundsätzlich eine Kopie der Bestätigung per E-Mail sowie weitere ausführliche Informationen zum Termin und zum Anliegen des Patienten.

Vorgespräch bei Online Buchung

Wir rufen jeden Patienten an, der online einen Termin bei Ihnen eingetragen hat, und klären alle relevanten Fragen sowie die Rahmenbedingungen mit ihm. So können Sie im Erstgespräch gleich auf das Wesentliche eingehen.

Bearbeitung von schriftlichen Anfragen

Alle schriftlichen Anfragen per E-Mail, per Webformular oder über Suchportale im Internet, die bei uns ankommen, beantworten wir zeitnah. Sollten wir eine Anfrage fachlich nicht beantworten können, leiten wir diese sofort an Sie weiter.

Terminabsage bei Ausfall

Wenn Sie einmal unerwartet ausfallen, dann informieren Sie uns einfach! Wir kontaktieren Ihre Patienten unverzüglich. Sollten wir einen Patienten nicht persönlich erreichen, hinterlassen wir ihm eine Nachricht und senden ihm zusätzlich noch eine E-Mail.

Privatpraxis

Neben unseren allgemeinen Aufgaben rund um die Telefonannahme und die Beantwortung aller Anfragen, stehen wir Ihnen und Ihren Patienten bei allen Fragen rund um die Kostenerstattung bei und nehmen Ihre psychotherapeutische Praxis außerdem in unser Partnernetzwerk auf. Als psychotherapeutische Privatpraxis betreuen Sie Patienten, die die freie Wahl haben. Umso wichtiger ist es, dass der erste Eindruck am Telefon so positiv und angenehm wie möglich ist. Wenn Hilfesuchende telefonisch niemanden erreichen oder die Antwort auf eine schriftliche Anfrage zu lange auf sich warten lässt, dann wenden sie sich mit hoher Wahrscheinlichkeit an einen anderen Psychotherapeuten. Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance! Verbessern Sie Ihre Erreichbarkeit und profitieren Sie von unserer Erfahrung im Umgang mit Privatpatienten!

Als Privatpraxis dürfen Sie von uns einen erweiterten Service erwarten, der auf Ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt ist.

Antragstellung für gesetzlich Versicherte

Aufgrund der Neuregelung der Psychotherapie-Richtlinie ist das Kostenerstattungsverfahren schwieriger geworden. Wenn Sie gesetzlich versicherte Patienten im Rahmen der Kostenerstattung aufnehmen möchten, beraten wir sie am Telefon ausführlich über die korrekte Vorgehensweise. Im Anschluss daran senden wir den Patienten sämtliche Informationen und Antragsunterlagen per E-Mail zu.


Darüber hinaus unterstützen wir Patienten auf Wunsch bei der Antragstellung von zunächst vier probatorischen Sitzungen. Den Antrag reichen wir zusammen mit den persönlichen Unterlagen bei der entsprechenden Krankenkasse ein. Wir telefonieren auch selbst mit den Krankenkassen, wenn ein Patient dazu nicht in der Lage ist und verfassen einen Widerspruch, sofern der Erstantrag abgelehnt wird.

Partnernetzwerk von PRAXTEL

Wir pflegen und erweitern unsere Kontakte zu Ärzten, Kliniken und Dienstleistern aus der Gesundheitsbranche kontinuierlich und mit größter Sorgfalt. Über unser Partnernetzwerk erhalten wir Patientenanfragen aus dem gesamten Bundesgebiet und versuchen, Hilfesuchende zeitnah zu vermitteln. Im Vorfeld prüfen wir selbst-verständlich, ob die Rahmenbedingungen und Schwerpunkte der Praxis zum Anliegen des Patienten passen.


Als Privatpraxis werden auch Sie Partner in unserem Netzwerk und profitieren von unserer Vermittlung.


Praxen mit Kassensitz

Mit Inkrafttreten der neuen Psychotherapie Richtlinie 2017 müssen die Praxen 100 bzw. 200 Minuten pro Woche telefonisch erreichbar sein. Diese telefonischen Sprechzeiten dürfen Sie aber an einen externen Dienstleister wie PRAXTEL delegieren. Sie können uns also mit gutem Gewissen Ihr Praxistelefon anvertrauen und müssen ab sofort keine bürokratische Kontrolle mehr fürchten.

Terminerinnerungen

Bei Terminen, die mehr als vier Wochen in der Zukunft liegen, kann es vorkommen, dass Patienten zwischenzeitlich eine andere Psychotherapiepraxis aufgesucht haben. Damit Sie nicht vergeblich auf Patienten warten müssen und Termine anderweitig vergeben können, rufen wir alle Patienten eine Woche vor ihrem Termin an und vergewissern uns, ob sie den Termin noch immer wahrnehmen möchten.

Partnernetzwerk von PRAXTEL

Neben unseren allgemeinen Aufgaben rund um die Telefonannahme und die Beantwortung aller Anfragen, richten wir Ihnen auf Wunsch eine Warteliste ein. Wir haben Ihren Kalender jederzeit im Blick und sehen sofort, wenn ein Termin freigeworden ist. In solchen Fällen werden wir einen Patienten auf der Warteliste kontaktieren und ihm diesen Termin vorschlagen. Auf diese Weise minimieren wir mögliche Terminausfälle und lasten Sie optimal aus.


Technische Anbindungen

PRAXTEL ist ein junges, wachsendes Unternehmen. Um unsere technischen Anbindungen jederzeit sicherstellen zu können, setzen wir auf externe Dienstleister: Wir arbeiten mit der Telefonielösung der telegra und mit den Online-Terminbuchungssystemen von Terminland. Sicherheit, Zuverlässigkeit und eine gute Organisation sind für uns die Säulen einer optimalen Zusammenarbeit, die wir mit unseren externen Dienstleistern führen.

Für den Schutz Ihrer persönlichen Daten, Unterlagen und E-Mails sorgt die Business-Software infra-struktur.

Ihr Praxistelefon

PRAXTEL stellt Ihnen eine Rufnummer zur Verfügung, auf die Sie Ihr Praxistelefon dauerhaft umstellen können. Anrufer wählen wie gewohnt Ihre Praxistelefonnummer und während der von Ihnen gebuchten Telefonpräsenzzeiten nehmen wir alle Anrufe direkt entgegen. Außerhalb dieser Zeiten haben Ihre Patienten die Möglichkeit, eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter zu hinterlassen. Über diese Nachrichten werden wir unverzüglich per E-Mail informiert und rufen während unserer Bürozeiten zeitnah zurück. Selbstverständlich wird auch bei Rückrufen Ihre Praxistelefonnummer angezeigt.


Für den Fall, dass Sie bislang nur über das Handy erreichbar waren, stellt Ihnen die telegra gern eine Telefonnummer mit Ihrer Ortsvorwahl zur Verfügung. 

Terminland

 PRAXTEL stellt Ihnen einen Terminplaner von Terminland zur Verfügung, den Sie über das Internet nutzen können. Alle Termine und Patientendaten, die wir für Sie eintragen, sind sofort für Sie sichtbar. Sie können eigenständig Daten ändern, Termine sperren oder zusätzliche Termine freigeben. Darüber hinaus können auch Ihre Patienten – sofern Sie diese Option anbieten möchten – Termine online buchen.


Terminland wurde speziell für den Einsatz in psychotherapeutischen Praxen umprogrammiert und kann individuell auf Ihre Bedürfnisse eingerichtet werden. Im Gegensatz zu vielen anderen Kalendersystemen verfügt Terminland über eine Raumplanung, die vor allem für Praxisgemeinschaften viele Vorteile bietet.

E-Mail und Kontaktformular

Heute werden wir fast täglich mit einer Flut von E-Mails konfrontiert. Nachrichten von uns unbekannten Absendern wandern oft ungeöffnet in den Papierkorb. Um Ihre Patienten nicht zu verunsichern, empfehlen wir Ihnen für PRAXTEL die Einrichtung eines Pop3- oder IMAP-Kontos (zum Beispiel empfang@ihre-praxis.de) Auf diese Weise haben Sie selbst jederzeit Zugriff auf den Posteingang und -ausgang.